翰文个人计算机学习网
  • 翰文快讯
  • 翰文PC快讯
  • 综合软件区
  • 操作系统
  • 注册表解析
  • Windows系列
  • Unix/Linux
  • 其他系统
  • 应用软件
  • 微软MS Office
  • WPS Office
  • 多媒体软件
  • 图像处理
  • Photoshop
  • Painter
  • Illustrator
  • CorelDRAW
  • 三维空间
  • AutoCAD
  • 3DMAX
  • 3DMAYA
  • 硬件资源
  • 攒机指南
  • 硬件超频
  • 维修指南
  • 网络资源
  • 在线通讯
  • 网上冲浪
  • 浏览器中心
  • 网络故障解析
  • 病毒资料
  • 病毒通报
  • 病毒防治
  • 病毒常识
  • 黑客技巧
  • SQL/MySQL
  • Oracle
  • Delphi
  • 编程资源
  •  C/C#/C++/VC++/VC.NET
  •  Basic/VB/VB.NET/VBScript
  •  FoxBasic/FoxPro/VF/VF.NET
  •  Java/JavaScript
  • PowerBuilder
  • 热门词:
  • 翰文计算机学习网首页
  • >
  • 微软MS Office
  • >
  • 提高办公效率 Word邮件合并技巧
  • 提高办公效率 Word邮件合并技巧

  • 资源来源:
  • HW-PCS.ORG
  • 资源作者:
  • 翰文计算机学习网
  • 人气指数:
  • [3276]
  •   “邮件合并”是Word的一项高级功能,是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一。但是大多数书上对“邮件合并”的介绍都很简单,如果按照书的上介绍去做,合并打印出的邮件并不能完全令人满意。教你几个邮件合并技巧,希望能帮你提高办公效率。

      1.用一页纸打印多个邮件

      利用“邮件合并”可以批量处理和打印邮件,很多情况下我们的邮件很短,只占几行的空间,但是,打印时也要用整页纸,导致打印速度慢,并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”, 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢?其实很简单,先将数据和文档合并到新建文档,再把新建文档中的分节符(^b)全部替换成人工换行符(^l)(注意此处是小写英语字母l,不是数字1)。具体做法是利用的查找和替换命令,在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“^b”,在“替换为”框内“^l”,单击“全部替换”,此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。

      2.一次合并出内容不同的邮件

      有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致,但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”,它根据学生总分不同,在不同的报告单中写上不同的内容,总分超过290分的学生,在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生,报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件?这时就要用到“插入域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入域”中的“if…then…else(I)…”。以“学生成绩报告单”为例,具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾,单击邮件合并工具栏">栏中“插入域”,选择下级菜单中的“if…then…else(I)…”,在出现的中填入,单击“确定”按钮。

      有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。

      3.共享各种数据源

      邮件合并除可以使用由创建的数据源之外,可以利用的数据非常多,像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在,邮件合并时就不需要再创建新的数据源,直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是:在使用Excel工作簿时,必须保证数据文件是数据库格式,即第一行必须是字段名,数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据,避免重复劳动,提高办公效率。

      4.筛选与排序

      用邮件合并帮助器中的“查询选项”,可以筛选记录有选择地进行合并,也可以在合并的同时对记录进行某种排序。工作时记住它们,可以提高你的办公效率。

    感谢您对翰文计算机学习网的支持

  • 关于我们
  • 联系方式
  • 成功案例
  • 技术报价
  • RSS索引
  • 网站地图
  • 翰文电脑学习网
  • MSN:LNDDYGYC9@HOTMAIL.COM Powered by 翰文个人计算机学习网 版权所有,未经允许不得转载
    ICP备案号码:[沪ICP备12020678号] Copyright 2008-2020 HW-PCS.ORG, All Rights Reserved.